Politique de confidentialité

1. La Fondation

La Fondation du Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (ici sous nommée la « Fondation ») amasse, gère et distribue des fonds pour appuyer financièrement le Centre hospitalier pour enfants de l’est de l’Ontario (ici sous nommé « l’Hôpital »). La Fondation amasse ces fonds en sollicitant des dons, en recevant des dons planifiés, des legs testamentaires et autres dons et en organisant des collectes de fonds par le biais d’événements spéciaux et de loteries. Les fonds amassés par la Fondation sont utilisés pour le financement de la recherche, pour l’achat d’équipement, pour le développement de la spécificité pédiatrique de l’hôpital, pour la formation continue du personnel hospitalier et pour l’aide apportée aux familles en difficulté.

2. Engagement à la protection des Renseignements personnels

La Fondation s’engage à respecter le droit à la vie privée de ses donateurs actuels et potentiels. La Politique sur la protection des Renseignements personnels (ici sous nommée la « Politique ») est élaborée de façon à être conforme aux lois actuelles et aux normes établies pour les organismes de bienfaisance, incluant le Code d’éthique en matière de collecte de fonds et de responsabilité financière de la Fondation, disponible sur le site Internet de la Fondation ou en communiquant avec le Vice-président, Finances, Fondation du CHEO.

Cette Politique pourra occasionnellement être modifiée lorsque des mises à jour auront été approuvées par le Conseil d’administration de la Fondation, reflétant ainsi l’amélioration des procédures et des normes utilisées par la Fondation et le respect des nouvelles technologies et des lois en vigueur. Les mises à jour seront accessibles de la même façon que la Politique.

3. Renseignements Personnels

Les Renseignements personnels désignent tout renseignement pouvant être utilisé pour identifier une personne spécifique ou pour communiquer avec elle. Ces renseignements peuvent inclure les opinions ou les croyances d’un individu, ainsi que des faits qui concernent l’individu ou qui lui sont reliés. Des renseignements d’affaires d’ordre général ou des renseignements qui sont publiquement accessibles, tels que noms, adresses, et numéros de téléphone publiés dans les bottins téléphoniques distribués publiquement, ne sont pas considérés comme des Renseignements personnels.

4. Responsabilité

La Fondation est responsable de tout renseignement personnel qu’elle a sous sa garde ou son contrôle, incluant les renseignements qu’elle peut transmettre à une tierce partie pour le traitement des données. Le vice-président des finances de la Fondation a été nommé Responsable de la protection de la vie privée pour la Fondation. Dans l’exercice de ses fonctions, il peut choisir de déléguer à d’autres employé(e)s de la Fondation, la gestion de responsabilités quotidiennes en ce qui a trait à la Politique. Il a l’obligation de rendre compte en tout temps du traitement des Renseignements personnels pour la Fondation. On peut communiquer avec Le Responsable de la protection de la vie privée à la :

Fondation du CHEO 415 Chemin Smyth Ottawa, Ontario K1H 8M8 Tél : (613) 737-27809 ou 1-800-561-5638

La Fondation est responsable de la distribution de Renseignements personnels à un ou à de tierces parties pour le traitement des données ou à des prestataires de services qui offrent des services à la Fondation. « La Fondation » exige que ces tierces parties n’utilisent les Renseignements personnels que pour les raisons désignées et qu’ils assurent en tout temps la confidentialité et la protection des Renseignements personnels en conformité avec les lois sur la confidentialité.

5. Motifs pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de Renseignements personnels

La Fondation fait la collecte et utilise les Renseignements personnels de donateurs pour les motifs suivants :

  • le traitement des dons et pour l’émission de reçus pour fins d’impôt;
  • informer les donateurs des activités courantes de l’Hôpital et de la Fondation;
  • solliciter l’appui financier d’individus ou d’organismes afin qu’ils assistent la Fondation dans son mandat d’aide aux enfants malades;
  • le traitement des commandes d’outils promotionnels, de billets de loteries et d’événements spéciaux et pour l’accessibilité aux produits et services qui sont dispensés par la Fondation;
  • faire parvenir une confirmation écrite au destinataire désigné suite à la réception d’un don fait à la mémoire ou en l’honneur d’une personne;
  • aider la Fondation dans sa planification future d’activités de collectes de fonds.

Lorsque la Fondation communique avec ses donateurs, elle s’engage à respecter en tout temps les souhaits exprimés par les donateurs en ce qui a trait aux méthodes et à la fréquence des sollicitations ainsi qu’à la reconnaissance publique de dons.

Les individus qui font la collecte de Renseignements personnels au nom de la Fondation seront en mesure d’identifier les motifs pour lesquels ces collectes sont faites. Si les renseignements obtenus sont utilisés pour un motif qui n’est pas clairement identifié, la Fondation identifiera le motif avant l’utilisation du matériel et donnera aux individus la possibilité de retirer leurs Renseignements personnels de l’utilisation telle que désignée par la Fondation.

6. Consentement

Sauf si cela est permis ou que cela soit exigé légalement, la Fondation ne collecte, n’utilise et ne divulgue les Renseignements personnels qu’avec le consentement des personnes concernées.

En obtenant le consentement nécessaire, la Fondation avisera verbalement ou par écrit la personne concernée du motif de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des Renseignements personnels. On demandera à toute personne qui fait un don à la Fondation la permission d’utiliser les Renseignements personnels fournis tel que cela est élaboré dans cette Politique. La Fondation obtiendra toujours le consentement des personnes concernées soit au moment de la collecte de l’information ou après la collecte, mais toujours avant l’utilisation des renseignements.

Une personne peut, en tout temps, retirer son consentement pour l’utilisation de Renseignements personnels, pour quelque raison que ce soit, en communiquant avec la Fondation à l’adresse nommée ci-haut. La Fondation expliquera à la personne concernée les conséquences du retrait du consentement et acceptera de traiter toute demande de retrait du consentement à l’intérieur de délais raisonnables.

7. Consentement au recueil de l’information à partir du site Web

Les donateurs peuvent utiliser le site Web de la Fondation pour faire des dons. De plus, toute personne peut s’inscrire pour recevoir des services ou commander des marchandises par le biais du site Web de la Fondation. Tout renseignement personnel recueilli par le biais du site Web sera traité avec confidentialité et sera sujet aux normes d’utilisation de cette Politique. Tout renseignement obtenu en lien avec l’utilisation d’une carte bancaire ou de crédit par le biais du site Web est confidentiel et est protégé par le système de chiffrement hautement sécuritaire Secur Sockets Layer (SSL).

De plus, le site Web de la Fondation utilise des fichiers de témoins, quantités limitées de données transférées à l’outil de navigation de l’utilisateur. Ces fichiers servent à personnaliser le site selon les intérêts d’un individu ou à conserver des Renseignements personnels, tels que le mot de passe utilisé lors d’une prochaine visite sur le site. L’utilisateur peut choisir de ne pas se servir de fichiers sur l’outil de navigation. Il aura quand même accès au site Web. Le site Web recueille aussi des renseignements qui ne sont pas de caractère personnel et qui sont utilisés dans l’administration et la mise à jour du site Web

8. Exactitude

La Fondation tente en tout temps d’utiliser des Renseignements personnels exacts et à jour. Ceux et celles qui s’aperçoivent d’inexactitudes dans les Renseignements personnels sont priés d’en avertir la Fondation qui fera les corrections nécessaires.

9. Restriction de la divulgation et de la conservation des Renseignements Personnels

La Fondation limite la collecte de Renseignements personnels pour l’utilisation de buts précis.

En aucun cas, la Fondation ne vend, n’échange, ne prête ou ne loue ses listes de donateurs.

Seuls les employé(e) s, les bénévoles autorisés ou tout autre mandataire utilisant des renseignements dans l’exercice de leurs fonctions pour la Fondation auront accès aux Renseignements personnels.

La Fondation conserve les Renseignements personnels aussi longtemps que cela est nécessaire pour l’utilisation de buts précis. Sauf si cela est exigé légalement, la Fondation ne conserve les Renseignements personnels que pour la durée de la période durant laquelle des liens sont maintenus et fidéliser avec le donateur.

10. Mesures de sauvegarde

La Fondation utilise des mécanismes de protection afin de s’assurer que les Renseignements personnels ne soient pas à risque, soit par perte ou vol, par accès non autorisé, par divulgation, par reprographie, par modification ou par destruction. Peu importe le format utilisé, la Fondation s’engage à la protection de tout renseignement personnel.

Les employé(e) s de la Fondation, les bénévoles autorisés ou tout autre mandataire qui ont accès aux Renseignements personnels ont l’obligation de respecter la confidentialité des renseignements personnels. Ils doivent signer le document intitulé « Convention sur la protection à la confidentialité », doivent recevoir une formation spéciale sur la confidentialité des renseignements et sur l’utilisation de mesures de protection qui comprennent :

  1. des mesures de contrôle d’accès physique : verrouillage de classeur et accès limité des bureaux;
  2. système de contrôle organisationnel limitant l’accès au principe de « besoin de connaître »;

mesures de contrôle d’ordre technique telles que les mots de passe, le chiffrement et les logiciels de vérification.

11. Accès à l’information

Lorsque la demande en est faite, la Fondation avisera tout individu de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de Renseignements personnels qui lui appartiennent. Toute demande en ce sens peut être faite en communiquant avec le responsable de la protection de la vie privée, Fondation du CHEO, 415 chemin Smyth, Ottawa, Ontario, K1H 8M8. Afin d’acquiescer à une telle demande, la Fondation peut exiger que soient fournis suffisamment de renseignements sur l’identité du demandeur avant que toute information sur les Renseignements personnels ne soit donnée. Suite à la demande, la Fondation divulguera :

  • si oui ou non elle détient des Renseignements personnels sur le demandeur;
  • la source des renseignements; et
  • une liste des tierces parties qui ont eu accès aux Renseignements personnels.

La Fondation permettra aussi au demandeur de voir les Renseignements personnels ou d’en recevoir des copies. Il se peut que la Fondation ne puisse pas donner accès à toute l’information qui est demandée. Cela comprend l’information sur les tierces parties et toute information qui, de par la loi ou pour des raisons de sécurité, ne peut être divulguée. Dans ces cas, la Fondation donnera les raisons qui l’en empêchent.

Sujette aux lois en vigueur, la Fondation tentera de répondre aux demandes d’accès à l’information à l’intérieur des 30 jours qui suivent la réception des demandes. Tel que cela est permis par la loi, la Fondation peut, lorsque cela est nécessaire, demander que cette période soit prolongée.

En tout temps, la Fondation corrigera ou amendera toute erreur trouvée dans les Renseignements personnels qui est inexacte ou incomplète.

Questions et plaintes

Afin d’obtenir plus de renseignements sur les règles de pratiques et de procédures des Renseignements personnels ou pour déposer une plainte, on peut communiquer avec le Responsable de la protection à la vie privée, Kim Leblanc au (613)737-2788 ou kleblanc@cheofoundation.com.

La Fondation examinera toute plainte et prendra les mesures correctives nécessaires qui s’imposent.